Jak vybrat skartovačku snadno a rychle

Při výběru skartovačky je nezbytné vzít v úvahu několik faktorů. Zcela nejdůležitějším je citlivost likvidovaných dokumentů.

Při výběru skartovačky je tedy třeba pečlivě zvážit, jaký charakter dokumentů budete skartovat. Budete likvidovat nepotřebné reporty, formuláře nebo katalogy? Nebo pracujete ve firmě, kde se Vám na stole či v PC hromadí osobní data zaměstnanců nebo klientů? Sedíte nad čísly v účtárně nebo třídíte faktury? Nosíte v náprsní kapse průkaz nejvyššího utajení?

Norma DIN 66399 a vyhláška NBÚ 528/2008, které výrobci při označení skartovaček používají nejčastěji, definují stupeň utajení dokumentů. Čím vyšší stupeň utajení dokumentů, tím precizněji musí skartovačka likvidaci dat zvládat.Tedy rozřezat dokument na co nejmenší počet kousků.

A obecně platí, že skartovačky s příčným řezem jsou pro skartaci citlivých a velmi citlivých dokumentů těmi ideálními. Základní rozdělení skartovacích strojů Vám napoví, jaký stroj vybrat pro optimální likvidací dokumentů.

Skartovací stroje s podléným řezem

Nože skartovačky řeží papírový dokument na podélné pruhy o šířce 6 - 12 mm. Tento způsob skartace je dostačující pro likvidaci dokumentu s nižším stupněm utajení. Tedy dokumentů, které neobsahují citlivá osobní data a jejich případná rekonstrukce nemůže nijak zásadně ohrozit fyzický či podnikatelský subjekt a které spadají do kategorie utajení P - 1 nebo P - 2 (viz. tabulka níže).

Skartovačky s podelným řezem jsou tedy vhodné ke skartaci bežných poznámek, katalogů, firemních směrnic atd. Likvidují především papír a najdou využití třeba na recepcích, ve skladu, u pokladny v obchodě nebo v domácnosti. Nesplňují standardy GDPR.

Skartovací stroje s příčným (křížovým) řezem

Nože skartovačky řeží papírový dokument podélně i napříč. Skartovačky pro likvidaci dokumentů s nejvyšším stupněm utajení pak papír drtí na malé částice. Rekonstrukce není možná. Skartovací stroje s příčným řezem jsou určené pro skartaci dokumentů s citlivými až přísně tajnými daty (viz. tabulka níže). Skartovačky a drtičky s příčným řezem umí také likvidovat optické nebo digitální nosiče. A to mechanickým poškozením nebo drcením.

Skartovačky s příčným řezem jsou určeny ke skartaci citlivých dat, informací o zaměstnancích, zdravotní dokumentace, obchodních kontraktů, strategických dokumentů atd. Splňují normy GDPR a některé mají speciální certifikaci pro likvidací armádních a strategických dokumentů.

Stupně utajení dokumentů

V následující tabulce jsou rozepsány stupně utajení pro všechny druhy dokumentů dle třech základních norem.

Typy nosičů dat:

Při normě DIN 66399 se před stupněm uvádí písmeno, které značí typ datového nosiče:

P = papírové dokumenty, formuláře, korespondence, příručky, výkresy, výtisky

O = optické nosiče dat, CD, DVD, Blue – ray disky

T = magnetické nosiče dat, diskety, ID karty s magnetickým proužkem

E = elektronické nosiče dat, USB disky, paměťové karty, čipové karty

F= data se zobrazením ve zmenšené podobě, mikrofilmy, folie

H= data na pevných discích, magnetická datová média

7 úrovní utajení	Stupnice DIN 66399	NBÚ (Vyhláška 339/199 Sb.)	NBÚ (Vyhláška 528/2005 Sb.)	Příklady dokumentů ke skartaci
Obecné utajení	P-1			Nedůležité poznámky, směrnice, katalogy…
Interní utajení	P-2			Nedůležité poznámky, směrnice, katalogy…
Citlivá data	P-3	V - Vyhrazené	1	Nedůležité poznámky, směrnice, katalogy…
Vysoce citlivá data	P-4	D - Důvěrné	2	Obchodní korespondence, nedůležité mapy, faktury…
Tajné	P-5	T - Tajné	3	Osobní data, GDPR a informace o zaměstnancích, obchodní nabídky, kontrakty, zdravotní dokumentace…
Přísně tajné	P-6	PT - Přísně tajné	4	Genetické a biometrické informace, zdravotní dokumentace osob s OZP, dokumenty s nejvyšším stupněm utajení (armáda, tajné služby)….
Nejvyšší utajení	P-7			Dokumenty s nejvyšším stupněm utajení, které vyžadují mimořádná bezpečnostní opatření (armáda, tajné služby)

Rozdělení skartovaček dle způsobu umístění

Ruční - určeny k příležitostnému použití.

Osobní (vybírejte zde) - najdou využití především v domácnosti nebo v malé kanceláři. Vhodné pro občasnou skartaci s denní kapacitou 100-1000 listů A4 denně. Jde o vynikající řešení, pokud potřebujete spolehlivě skartovat dokumenty v rozsahu cca 100-1000 listů A4 denně.

Kancelářské/Týmové (vybírejte zde) - všeobecně doporučovány pro standardní kanceláře s maximálně deseti zaměstnanci. Díky vyššímu výkonu mají kvalitní četnost skartace a kapacitu až 4000 listů A4 denně. Často mají i automatický podavač a pojmou větší množství dokumentů najednou.

Velkokapacitní/Průmyslové (vybírejte zde) - určeny pro velké kanceláře. Umisťují se většinou na chodbu firmy. Jsou odolné a konstruované pro vysokou četnost skartace. Mají denní kapacitu nad 6000 listů A4 denně. V některých případech jsou vybaveny i lisem a jsou schopné pojmout celé šanony. Povětšinou jsou vybaveny automatickým podavačem listů.

Speciální - používají se pro velmi precizní likvidaci HDD, disket, DVD nebo starých kartónů, ze kterých také mohou vyrobit balící materiál.

Kolik zaměstnanců a jak často bude skartovačku využívat?

Pokud sdílíte kancelář s kolegou nebo se s prací uchylujete do tepla domova a nepracujete s příliš citlivými daty, postačí Vám osobní skartovačka. Pohodlně v ní zlikvidujete až 12 listů současně a vejde se Vám pod stůl. Ani u osobní skartovačky se nemusíte bát škody, kterou způsobí zapomenutá kancelářská svorka. Většina osobních skartovaček je už umí likvidovat a některé zvládnou i kreditní karty.

Pro středně velké kanceláře jsou už vhodné skartovačky s větším výkonem i objemem odpadního koše - kancelářské/týmové skartovačky. Zde je dobré se zaměřit především na kapacitu a rychlost. Podstatným parametrem je ale i j jejich hlučnost. Představte si, že se Vám i dalším několika kolegům na stole hromadí papíry, spěcháte s měsíční uzávěrkou a každou chvíli zvoní telefon. Hlasitá skartovačka tak klidu a soustředěnosti na práci nepřidá. Je vhodné vybrat přístroj s hlučností maximálně do 55-60 dB. Rychlost přístroje a kapacita vstupu dokumentů by měla být tak dostatečná, abyste nemuseli jít na kávu, než kolegyně zlikviduje zbylé docházkové formuláře za minulý měsíc. Pokud ale nepracujete v tajném archivu nebo v personální agentuře, doporučujeme udělat ústupek v rychlosti a kapacitě a zaměřit se spíše na nižší hlučnost. Standardem kancelářské skartovačky by měla být v každém případě funkce likvidace svorek a sponek. Čas od času se určitě budete chtít zbavit nějakého optického nosiče, například se zastaralým softwarem. Kancelářská skartovačka by se tak měla umět vypořádat i s DVD. A protože se i ve středně velkých kancelářích pracuje s citlivými dokumenty, je nutné, aby Vaše skartovačka měla minimálně označení P4.

Ve větších firmách se uplatní skartovačka velkokapacitní/skupinová. Do společné chodby nebo do většího open office se svými velkorysými rozměry pohodlně vejde. Skupinové skartovačky pracují téměř celý den, je tedy kladen důraz na jejich odolnost, kapacitu odpadního koše a pochopitelně na rychlost. Nikdo nechce, aby se na chodbě tvořila fronta až ke kantýně. Zkrátka- základním kritériem dobré skupinové skartovačky je pojmout co nejvíce dokumentů za co možná nejkratší čas. A nemuset každou hodinu vyprazdňovat odpadní koš. A protože skupinovou skartovačku využívají zaměstnanci, kteří pracují s daty různého stupně utajení, jež mohou být uložena na několika druzích datových nosičů, rozhodně nepostačí skartovačka pouze pro papírové dokumenty s menším stupněm utajení. V případě vyšší četnosti skartace doporučujeme určitě skartovačku automatickou.

Další důležitá kritéria

Kapacita skartovačky

Kapacita skartovačky značí počet listů určité gramáže, který můžete najednou skartovat. Výrobce uvádí v parametrech přístroje většinou papír o gramáži 70 g/m². Běžný kancelářský papír má ale gramáž 80 g/m². Na to je třeba pamatovat při výběru skartovačky. Doporučujeme tedy zakoupit skartovačku s kapacitou o 25% vyšší než je uvažované množství skartovaných dokumentů.

Rychlost skartovačky

Rychlost skartovačky výrobce udává většinou v metrech za minutu, výjimečně v milimetrech za sekundu.

Způsob skartace

Skartovačky mají manuální nebo automatický podavač listů (skartovačky automatické). Automatický podavač umožní skartaci velkého množství papíru bez nutnosti jednotlivého vkládání listů. Dokumenty uložíte do podavače skartovačky podobně jako do kopírky a můžete se v klidu vrátit za svůj stůl. Přístroj se již o vše postará.

Hlučnost skartovačky

Hlučnost skartovačky je parametrem, který byste měli vzít v potaz také. Bude skartovačka ve firemní chodbě nebo v tiché kanceláři? Nebo před zdí babiččina pokoje? Hlučnost se udává v decibelech. 100dBA - velmi hlučný (vlak, motorka), 80dBA - hlučný (křik, vysavač), 60dBA - normální (hlasitý hovor), 50dBA - tichý (pouliční hluk).

Co bezpečnost?

Ano, bezpečnost je důležitá. Skartovačka je v podstatě skříňka, uvnitř které se rychle pohybuje sada nožů, ale je vždy vybavena úzkým vstupním otvorem nebo zásuvkou. Většina disponuje také zpětným chodem a dalšími bezpečnostními prvky. Ač skartovačka není cirkulárka, je přece jen dobré si dávat na některé věci pozor. Například rozpuštěné vlasy nebo dlouhá kravata při sklonění nad přístrojem mohou způsobit nepříjemnou nehodu.

Jak dlouho skartovačka vydrží?

Aby Vám skartovačka byla spolehlivým pomocníkem co nejdelší dobu, je nutné dodržovat instrukce výrobce. Především neskartovat nic, co návod nedoporučuje nebo zakazuje. Jedná se většinou o textilie, hedvábný papír, kůži atd. Skartovačky s příčným řezem vyžadují občasnou péči a údržbu v podobě olejování. Některé jsou vybavené automatickým mazáním, takže stačí kontrolovat jen množství oleje v nádržce. Dále doporučujeme umístit skartovačku 10 - 15 cm od zdi a na rovnou plochu aby bylo eliminováno riziko přehřátí a nedocházelo k otřesům přístroje, které by mohly uvolnit nože.